Dziś postanowiłem co nieco napisać o zastosowaniu systemów/środowisk informatycznych w przedsiębiorstwach. Oczywiście w temacie jestem żółtodziobem, ale być może właśnie dzięki temu sposób, w który kwestię przedstawię, będzie bardziej zjadliwy.

Na wstępie należy stwierdzić, że choć firm oferujących światowej klasy oprogramowanie dla biznesu w Polsce jest dość dużo, to Polska jest na samym końcu Europy pod kątem wdrożeń. Wiele firm, nie posiada żadnych systemów, lub są to rozwiązania robione samodzielnie. I choć takie własne programy są bardzo dobrze dostosowane do specyfiki firmy, nie można tu mówić o funkcjonalności, jaką oferują istniejące już systemy, a raczej ich producenci.

Niezależnie od tego, czy firma ma 5, 15, 50 czy 5000 pracowników, istnieją narzędzia informatyczne, mające usprawnić jej działanie. Najprostszym narzędziem jest tu Windows i pakiet Office (Lub linux i Open Office), umożliwiające jakiekolwiek wykorzystanie stacji roboczych.

Odrobinę bardziej zaawansowane (lepiej tu może pasować określenie – ukierunkowane na daną dziedzinę działania firmy), są tanie programy Out of the box. Programy takie mają zrealizować jakąś funkcjonalność, np. wesprzeć księgowość. Są przygotowane do szybkiej instalacji i nie wymagają specjalnego wysiłku. Jeśli w firmie zauważono potrzebę wdrożenia pewnej funkcjonalności, to na dobrą sprawę program za to odpowiadający można już używać następnego dnia.

Tego typu oprogramowanie doskonale się sprawdza dla firm małych, w których po prostu nie opłaca się wdrażać całego systemu, oraz dla średnich firm, w których jakiś dział ma procedury na tyle proste, że takie stosunkowo tanie i proste rozwiązanie jest całkowicie wystarczające.

Mamy także rozwiązania duże. Całe systemy/ środowiska, które łączą wiele komputerów, umożliwiając koordynację pracy dziesiątek, setek, a nawet tysięcy osób.

Rozwiązania tego typu, choć mogą być wdrażane szybko, zazwyczaj są przygotowywane pod konkretne zamówienie. Oczywiście kod jest gotowy, ale klient może ustalić wraz z dostawcą, które funkcjonalności danego systemu są mu potrzebne, a za które nie chce płacić.

Systemy tego typu choć często oferujące najwięcej, są także najtrudniejsze do wdrożenia. Wymagają dużo pracy zarówno w czasie ustalania potrzeb firmy, uprocesowiania działań w firmie (o czym postaram się napisać wkrótce), wyboru dostawcy i negocjacji szczegółów umowy, a wreszcie samego wdrożenia.

Skoro mamy więc do wyboru: minimalne oprogramowanie, małe gotowe programy do konkretnych zadań, lub potężne kombajny informatyczne, to czy powinniśmy się kierować dokonując wyboru?

Przede wszystkim stopniem skomplikowania działań w jakiejś dziedzinie. Jeśli np. prowadzimy biznes o prostych, ale licznych transakcjach, to pierwszym usprawnieniem, o którym pomyślimy będą zapewne rozwiązania dla księgowości(lub outsourcing – to pojęcie zasługuje również na oddzielny wpis). Ponieważ to księgowość może być najbardziej skomplikowana.

To co w danej firmie sprawia najwięcej kłopotów, i gdzie najwięcej pracy zajmują często powtarzalne czynności, powinno znaleźć się na szczycie listy priorytetów.
Drugim czynnikiem jest oczywiście wielkość przedsiębiorstwa, ale nie tylko pod względem ilości pracowników. Liczy się tu także wolumen sprzedaży, i ilość pracowników konkretnego departamentu. Gdy np. olbrzymią firmę wspiera czterech sprzedawców, to system usprawniający działania sprzedaży może nie być potrzebny, za to np. wdrożenie systemu produkcyjnego pozwoli zwiększyć wydajność o 50%.

Trzeci czynnik to czas. Gdy rozwiązanie potrzebne jest na wczoraj, nie mamy wyboru jak tylko skorzystać z oprogramowania out of the box. Jeśli mamy więcej czasu, to można przygotować się i wdrożyć system dostosowywany do naszych potrzeb.

Ostatnim czynnikiem są oczywiście pieniądze. Tego tłumaczyć nie muszę. Choć jedną z przyczyn, dla których w Polsce tak mało firm używa profesjonalnych rozwiązań, jest brak przekonania, co do opłacalności takiej inwestycji.

To tylko krótki wstęp do tematu, w następnych wpisach z tej serii postaram się przybliżyć najważniejsze typy oprogramowania stosowanego w firmach i korzyści jakie oferują.