Czasu nie możesz dokupić, sprawić by było go więcej lub mniej. Nie masz na to wpływu, ponieważ ilość czasu jaką mamy jest ściśle określona. 24 godziny na dobę, 60 minut na godzinę, nic więcej nie da się w ciągu dnia uzyskać. Dlatego czas stanowi tak cenny zasób, zarówno o znaczeniu biznesowym, jak i osobistym.

Skoro zatem nie masz wpływu na ilość czasu, możesz wprowadzić zmiany od innej strony. To, co wprowadzi jakościową zmianę, to przede wszystkim skuteczne zarządzanie działaniami w czasie. Odpowiedni przydział zadań tak, by w tym samym czasie, zrobić dokładnie to, czego potrzebujesz aby osiągnąć sukces.

Twoich zadań nie musi być więcej, aby ich efekt był lepszy. Często właśnie robiąc mniej, możesz osiągnąć wymierne rezultaty. To, co stanowi bezcenny know-how na temat zarządzania swoimi działaniami w czasie, to umiejętność wyboru priorytetów. Dzięki przydziałowi priorytetów możesz skutecznie zaplanować dzień. Możesz także poprawić swoją wydajność, wykorzystując zarówno odpoczynki, jak i właściwie dopasowując działania.

Zrób listę priorytetów
To absolutnie konieczne, zwÅ‚aszcza jeÅ›li masz dużo zadaÅ„ wpisanych “do zrealizowania”. Twoje priorytety powinny być wyznaczone wedÅ‚ug prostej i super skutecznej zasady:

Ważne - Pilne
Zadania na wczoraj, których wykonanie jest naprawdę konieczne. Takich zadań nie powinno być prawie wcale, ale się zdarzają. Powinno się ich unikać, po prostu wykonując je wcześniej - na spokojnie. Ale gdy już się pojawiają, warto szybko się z nimi uporać.

Ważne - Niepilne
Zadania, które są bardzo ważne, ale na ich wykonanie mamy trochę czasu. Ich wykonanie jest najistotniejsze, ponieważ
wykonując je wtedy gdy mamy czas, unikamy zawalonych terminów. Tak naprawdę to ich wykonanie powinno stanowić priorytet jeśli chodzi o normalny dzień. Jeśli coś jest super ważne to zrobimy to choćby zarywając noc. Ale znacznie częściej zaniedbujemy rzeczy, którymi moglibyśmy się zająć. To skutkuje w stresie i problemach, bo nagle nam się przypomina, że zapomnieliśmy czegoś zrobić.

Nieważne - Pilne
Zadania, które bardziej chcemy niż potrzebujemy wykonać. Są to często pozornie istotne rzeczy. Jednak
zazwyczaj nie musimy się nad nimi skupiać, niezależnie jak bardzo pilne się wydają. Często się zdarza, że zadania pilne, ale nieważne, wskakują nam w plan dnia i burzą porządek. Warto temu zapobiegać.

Nieważnie - Niepilne
Typowe marnowanie czasu. Działania które nie są ani potrzebne, ani pilne. Do tej kategorii można zaliczyć na przykład granie na komputerze. Są to działania, które warto permanentnie usunąć ze swojego grafiku.

Kiedy już rozdzielisz swoje zadania na te cztery komórki, możesz zabrać się do działania. Wewnątrz każdej komórki możesz dodać kolejny podział, który może ułatwić Ci wybór zadań, a także dać Ci motywację do działania. Komórki powinny być wykonywane w ścisłej kolejności. Absolutnie priorytetowe działania (bardzo ważne i bardzo pilne - np. nagły wypadek i reakcja na to) oczywiście często muszą zostać wykonane natychmiast. Warto jednak, jeśli jest to możliwe, przedkładać zadania ważne, ale niepilne nad pozostałe. Dlaczego? Ponieważ właśnie te zadania najczęściej zaniedbujemy. W pewnym momencie zmieniają się w pilne i często niewykonalne zadania. Problem w tym, że zwracamy uwagę tylko na to co pilne.

Polecam postępować więc według konkretnej kolejności:
1. Krytyczne zadania
2. Ważne, niepilne zadania
3. Ważne, pilne zadania
4. Jeśli już nic nie ma do zrobienia, to można przystąpić do zadań mniej ważnych.

Ta kolejność stanowi podstawę, można dodawać do tego oczywiście różne sztuczki, ale każda technika stanowi tylko i wyłącznie wsparcie. Aby zapanować nad planem dnia, trzeba umieć podejmować decyzje, być konsekwentnym i działać.

Twoje zadania vs Twoje zainteresowania - cztery ważne zasady:

• Szybciej i Å‚atwiej wykonujemy zadania, które nas interesujÄ….
• WiÄ™cej czasu poÅ›wiÄ™camy na nasze hobby, niż na coÅ›, co robimy z przymusu.
• Im dÅ‚użej odkÅ‚adamy coÅ› na później, tym ciężej nam to później zrobić.
• CzÄ™sto to, co najmniej lubimy robić, stanowi najważniejsze zadanie do wykonania.

Jak pogodzić te zasady i wykorzystać je, aby osiągnąć sukces?

• Przede wszystkim notuj swoje plany. Twoje priorytety bÄ™dÄ… zmienne tak dÅ‚ugo, jak dÅ‚ugo bÄ™dÄ… wyÅ‚Ä…cznie w Twojej gÅ‚owie. JeÅ›li spiszesz co jest tak naprawdÄ™ ważne tego dnia, to możesz mieć ochotÄ™ na coÅ› innego, ale papier nie kÅ‚amie. Zapisane cele wraz z priorytetami uÅ‚atwiÄ… skuteczne planowanie.

• Zacznij od tego, co najwiÄ™ksze, najtrudniejsze i co najmniej chce Ci siÄ™ wykonać. Nie warto zaczynać od tego, co przyjemne. Zajmie Ci to dużo czasu. A zazwyczaj to, co przyjemne, jest nie tak ważne w danej chwili. Uporaj siÄ™ na poczÄ…tku z dużymi problemami, a caÅ‚a reszta dnia bÄ™dzie przyjemnoÅ›ciÄ…. OdkÅ‚adanie na później czyni zadanie trudniejszym.

• Przy wyborze dziaÅ‚ania kieruj siÄ™ przede wszystkim logikÄ…. OczywiÅ›cie emocje sÄ… ważne. Ale dziaÅ‚ajÄ…c wedÅ‚ug “chcenia” nie zrealizujesz planu, który prowadzi do sukcesu.

• Obok zadania, które chcesz wykonać, zapisz korzyÅ›ci jakie osiÄ…gniesz z niego. Daj sobie powód, aby coÅ› zrobić. Pokaż, że jest sens wykonać to zadanie. Pokaż danÄ… rzecz nie jako problem, ale jako drogÄ™ do korzyÅ›ci. Możliwość osiÄ…gniÄ™cia sukcesu.